Zaproszenie do składania ofert na wydzierżawienie placu pod stoiska gastronomiczne oraz wesołe miasteczko podczas imprezy Dni Sandomierza 2025

Sandomierz, dn. 03.04.2025 r.

Sandomierskie Centrum Kultury

Rynek 20, 27-600 Sandomierz

NIP: 864-19-10-817,

REGON: 260281322

tel. 15 832 29 64,

 

Zaproszenie do składania ofert

na wydzierżawienie placu pod stoiska gastronomiczne oraz wesołe miasteczko podczas imprezy Dni Sandomierza 2025

 

 

Sandomierskie Centrum Kultury zaprasza do składania ofert w konkursie na wyłączność ustawienia wesołego miasteczka oraz stoisk gastronomicznych podczas Dni Sandomierza 2025, które odbędą się w dniach 12-13.07.2025 r. na placu Jana Pawła II w Sandomierzu.

 

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest wydzierżawienie placu o powierzchni ok. 11 008 m² z przeznaczeniem pod stoiska gastronomiczne (ok. 2980 m²), urządzenia zabawowe dla dzieki (ok. 5168 m²) oraz inne stoiska zaakceptowane przez Zamawiającego (ok. 2860 m²) podczas imprezy masowej Dni Sandomierza, która odbędzie się na placu Jana Pawła II
w  Sandomierzu w dniach 12-13.07.2025 r.

2. Zamawiający nie zapewnia dostarczenia energii elektrycznej do wydzierżawionych placów na potrzeby Oferenta podczas trwania imprezy.

3. Zamawiający nie zapewnia ochrony do wydzierżawionych placów w trakcie trwania imprezy.

4. Wybrany Oferent, kwotę za wydzierżawienie wyżej określonego terenu będzie musiał wpłacić na podane przez Zamawiającego konto bankowe w terminie:

• I transza – do dnia 15.05.2025 r.
• II transza – do dnia 10.07.2025 r.

5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

6. Oferent zobowiązany jest do posiadania atestów bezpieczeństwa na urządzenia oraz aktualnego ubezpieczenia OC w związku z prowadzoną działalnością.

 

III. WYMAGANIA DOTYCZĄCE REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

 

1. Ceny za atrakcje podczas imprezy Wykonawca ustala samodzielnie, biorąc pod uwagę charakter oraz liczebność uczestników imprezy.
2. Oferent zapewnia we własnym zakresie okablowanie do miejsca z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom bhp i warunkom techniczno - elektrycznym), sprzęt gaśniczy oraz inny niezbędny sprzęt i środki potrzebne do prawidłowego funkcjonowania stoisk podczas trwania imprezy.
3. Do Oferenta należy utrzymanie stoisk, terenu przeznaczonego na działalność handlowo -usługowej w stałym porządku (w tym uporządkowanie zajmowanego terenu po zakończeniu imprezy).
4. Oferent ponosi wszelką odpowiedzialność za zdrowie i życie osób korzystających z urządzeń.
5. Oferent zobowiązuje się do realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie obejmującym minimum:
   • Strefa gastronomiczna: piwo, grill, przekąski ciepłe i zimne, napoje chłodzące
     i gorące, fast-food, lody, słodycze, foodtrucki itp. + obsługa – ilość stoisk oraz obsługa zapewniająca płynną sprzedaż, odpowiednia liczba stolików (minimum dla 2000 osób), ławek i parasoli o estetycznym i jednolitym wyglądzie;
   • Strefa zabawowa: minimum 15 urządzeń. W tym: urządzenia dmuchane dostosowane do dzieci w różnym wieku, trampoliny, baseny z kulkami, strzelnica, karuzele itp. plus obsługa urządzeń; .
   • Strefa handlowa: minimum 15 stoisk estetycznych, zbliżonych wyglądem, preferowane wyroby lokalne i rękodzielnicze, zabawki, pamiątki, rzemiosło, wyroby spożywcze itp.;
   • Strefa lunapark (niewymagana) – dodatkowy atut, minimum 5 urządzeń, certyfikaty, obsługa, UDT;
   • Obowiązkowe przedstawienie Zamawiającemu do akceptacji zdjęć stoisk
      i urządzeń;
   • Zapewnienie każdego dnia imprezy 20 bezpłatnych porcji ciepłego posiłku grillowego, plus napój zimny, plus napój gorący dla obsługi technicznej Zamawiającego.
   • Zamawiający zastrzega sobie możliwość ustawienia własnych 10 stanowisk organizacji, stowarzyszeń, sponsorów.

 

IV. OPIS SPOSBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

 

1. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę na całość zamówienia.
2. Oferta winna być sporządzona w języku polskim i musi mieć formę pisemną.
3. Ofertę należy przygotować ściśle według wymagań określonych przez Zamawiającego.
4. Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
5. Oferent zobowiązany jest do podania kwoty, jaką może zapłacić. Cena musi być podana w złotych polskich cyfrowo i słownie w kwocie brutto.
6. Minimalna kwota wyznaczona przez organizatora to 50000,00 zł netto ( słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych netto)
7. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu stanowiącym załącznik nr 1, załączonym do niniejszego zapytania.

Oferta powinna być:

- opatrzona pieczątką firmową,

- posiadać datę sporządzenia,

- zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,

- podpisana czytelnie przez wykonawcę.

Do oferty Oferent zobowiązany jest dołączyć:

- wypis z rejestru przedsiębiorców lub zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej (wydruk z CEIDG), wystawione w dacie nie wcześniejszej niż sześć miesięcy przed datą złożenia oferty

- kserokopię polisy ubezpieczeniowej OC na kwotę min. 100 000,00 zł

 

 

V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w zamkniętej kopercie z dopiskiem ,,Oferta na  stoiska gastronomiczne oraz wesołe miasteczko podczas imprezy Dni Sandomierza 2025” na adres: 

 

Sandomierskie Centrum Kultury

Rynek 25/26, 27-600 Sandomierz

 

2. Termin składania ofert: do dnia 22.04.2024 r., do godz. 12:00.

3. Liczy się data wpływu oferty do Zamawiającego.

4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

5. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

 

 

 

VI. OPIS SPOSOBU I KRYTERIA OBLICZENIA CENY OFERTY:

1. Umowa zostanie podpisana z Oferentem, który zdobędzie największą liczbę punktów.

2. Złożone oferty zostaną ocenione zgodnie z następującymi kryteriami:

a) cena

Oferent zobowiązany jest do podania kwoty, jaką jest gotowy zapłacić za uzyskanie wyłączności.

Kwota musi być podana w złotych polskich liczbowo i słownie. Cenę należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, z VATem (brutto) - znaczenie 70 pkt.

 

b) walory estetyczne –atrakcyjność urządzeń, nowatorstwo, ogólny wizerunek stoisk i personelu z imprez obsługiwanych przez oferenta na podstawie dokumentacji fotograficznej - znaczenie 10 pkt.

 

c) posiadane zaplecze techniczne – znaczenie 20 pkt.

 

3. Ostateczna liczba punktów w danym kryterium jest średnią otrzymanych trzech ocen (przy

założeniu, że jest 3 członków komisji).

4.Umowa zostanie podpisana z Oferentem, który uzyska największą ilość punktów po sumowaniu średniej ocen z wszystkich powyższych kryteriów.

5. Termin związania z ofertą wynosi 30 dni.

 

VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

1. Informacja o wyborze Oferenta zostanie niezwłocznie udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej Sandomierskiego Centrum Kultury  www.bip.esceka.pl
2. Jeżeli Oferent zobowiązany do zawarcia umowy uchyla się od jej zawarcia, Zamawiający wezwie do zawarcia umowy kolejnego wybranego przez siebie oferenta, który zaproponował  najkorzystniejszą ofertę.

 

VIII. DODATKOWE INFORMACJE

 

1.  Organizator zastrzega sobie prawo odstąpienia od wyboru Oferenta bez podania przyczyn.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania konkursu ofert bez podania przyczyn.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do promocji i reklamy firm podczas imprezy masowej „Dni Sandomierza 2025”.
4. Dodatkowych informacji udziela dyrektor Sandomierskiego Centrum Kultury pod numerem telefonu 15 832 29 64.

 

IX. ZAŁĄCZNIKI

1. Wzór formularza ofertowego.
2. Poglądowy teren organizacji stoisk gastronomicznych i wesołego miasteczka.

 

 

/-/ Kamila Kremiec-Panek

Dyrektor Sandomierskiego Centrum Kultury

 

 

 

 

 

Klauzula informacyjna dotycząca udzielenia zamówienia poniżej kwoty 130 tys.

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia PEiR (UE) nr 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, s. 1, z późn. zm.) – dalej RODO, informujemy że:

 

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Sandomierskie Centrum Kultury, Rynek 20, 27-600 Sandomierz, tel/fax 15 832 29 64, e-mail: biuro@esceka.pl
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest pod numerem telefonu 15 644 56 80 wew. 27, adresem e-mail: iod@cuw.sandomierz.eu lub pisemnie na wskazany wyżej adres siedziby administratora.

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia postępowania w trybie konkursu na „Wydzierżawienie placu pod stoiska gastronomiczne oraz wesołe miasteczko podczas imprezy Dni Sandomierza 2025 ”oraz w celu zawarcia i wykonania umowy. Podstawę przetwarzania danych stanowi  art. 6 ust. 1 lit. b i c  RODO w zw. z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r.  Kodeks cywilny.

3. Pani/Pana dane osobowe będą udostępnione wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe będą udostępnione podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez administratora, obsługę działalności administratora (np. dostawy usług informatycznych, podmioty świadczące pomoc prawną, dostawcy poczty elektronicznej).
4. Dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo, jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa - obecnie 5  lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Dane osobowe będziemy również przechowywać przez okres przedawnienia roszczeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przez okres wymagany naszymi przepisami archiwalnymi .
5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne w celu udziału w postępowaniu - jest ono warunkiem zawarcia i realizacji umowy.  Nie podanie danych uniemożliwi wzięcie udziału w postępowaniu i zawarcie umowy.
6. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

Posiada Pani/Pan:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

7. W przypadku dojścia do zawarcia umowy dane osobowe osób fizycznych, w szczególności osób reprezentujących oraz wskazanych do kontaktu, związanych z wykonaniem umowy, pozyskane bezpośrednio lub pośrednio, będą przetwarzane przez Strony umowy w celu i okresie jej realizacji, a także w celach związanych z rozliczaniem umowy, celach archiwalnych oraz ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń w okresie przewidzianym przepisami prawa, na podstawie i w związku z realizacją obowiązków nałożonych na administratora danych przez te przepisy.
8. Administrator danych zobowiązuje Pana/ Panią do poinformowania o zasadach i sposobie przetwarzania danych wszystkie osoby fizyczne zaangażowane w realizację umowy.