Zaproszenie do składania ofert Wydzierżawienie placu pod stoiska gastronomiczne oraz wesołe miasteczko podczas imprezy Dni Sandomierza w dniach 12-14.07.2024 r.

Sandomierz, dn. 11.06.2024 r.

Sandomierskie Centrum Kultury

Rynek 20, 27-600 Sandomierz

tel. 15 832 29 64,

 

Zaproszenie do składania ofert

Wydzierżawienie placu pod stoiska gastronomiczne oraz wesołe miasteczko podczas imprezy Dni Sandomierza w dniach 12-14.07.2024 r.

 

 

I. ZAMAWIAJĄCY

Sandomierskie Centrum Kultury

Rynek 20, 27-600 Sandomierz

NIP: 864-19-10-817, REGON: 260281322

 

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest wydzierżawienie placu o powierzchni ok. 11 008 m² z przeznaczeniem pod stoiska gastronomiczne (ok. 2980 m²), urządzenia zabawowe dla dzieci (ok. 5168 m²) oraz inne stoiska zaakceptowane przez Zamawiającego (ok. 2860 m²) podczas imprezy masowej Dni Sandomierza, która odbędzie się na placu Jana Pawła II
w  Sandomierzu w dniach 12-14.07.2024 r. Szczegółowe rozmieszczenie ilustruje załącznik (mapa).

2. Zamawiający nie zapewnia dostarczenia energii elektrycznej do wydzierżawionych placów na potrzeby Dzierżawcy podczas trwania imprezy.

3. Zamawiający nie zapewnia ochrony do wydzierżawionych placów w trakcie trwania imprezy.

4. Wybrany Wykonawca oferowaną kwotę za wydzierżawienie wyżej określonego terenu będzie musiał wpłacić na podane przez Zamawiającego konto bankowe w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy.

5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

6. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania atestów bezpieczeństwa na urządzenia oraz aktualnego ubezpieczenia OC w związku z prowadzoną działalnością.

 

III. WYMAGANIA DOTYCZĄCE REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

 

1. Ceny za atrakcje podczas imprezy Wykonawca ustala samodzielnie, biorąc pod uwagę charakter oraz liczebność uczestników imprezy.
2. Wykonawca zapewnia we własnym zakresie okablowanie do miejsca z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom bhp i warunkom techniczno - elektrycznym), sprzęt gaśniczy oraz inny niezbędny sprzęt i środki potrzebne do prawidłowego funkcjonowania stoisk podczas trwania imprezy.
3. Do Wykonawcy należy utrzymanie stoisk, terenu przeznaczonego na działalność handlowo -usługowej w stałym porządku (w tym uporządkowanie zajmowanego terenu po zakończeniu imprezy).
4. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie obejmującym minimum:
   • Strefa gastronomiczna: piwo, grill, przekąski ciepłe i zimne, napoje chłodzące
     i gorące, fast-food, lody, słodycze, foodtrucki itp. + obsługa – ilość stoisk oraz obsługa zapewniająca płynną sprzedaż, odpowiednia liczba stolików (minimum dla 300 osób), ławek i parasoli o estetycznym i jednolitym wyglądzie;
   • Strefa zabawowa: minimum 15 urządzeń. W tym: urządzenia dmuchane dostosowane do dzieci w różnym wieku, trampoliny, baseny z kulkami, strzelnica, karuzele itp. plus obsługa urządzeń; .
   • Strefa handlowa: minimum 15 stoisk estetycznych, zbliżonych wyglądem, preferowane wyroby lokalne i rękodzielnicze, zabawki, pamiątki, rzemiosło, wyroby spożywcze itp.;
   • Strefa lunapark (niewymagana) – dodatkowy atut, minimum 5 urządzeń, certyfikaty, obsługa, UDT;
   • Obowiązkowe przedstawienie Zamawiającemu do akceptacji zdjęć stoisk
      i urządzeń;
   • Zapewnienie każdego dnia imprezy 20 bezpłatnych porcji ciepłego posiłku grillowego, plus napój zimny, plus napój gorący dla obsługi technicznej Zamawiającego.

 

IV. OPIS SPOSBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

 

1. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę na całość zamówienia.
2. Oferta winna być sporządzona w języku polskim i musi mieć formę pisemną.
3. Ofertę należy przygotować ściśle według wymagań określonych przez Zamawiającego.
4. Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
5. Wykonawca zobowiązany jest do podania kwoty, jaką może zapłacić za uzyskanie wyłączności sprzedaży.

Cena musi być podana w złotych polskich cyfrowo i słownie w kwocie brutto.

6. Minimalna kwota wyznaczona przez organizatora to 50000,00 zł netto ( słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych netto)
7. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania.

Oferta powinna być:

- opatrzona pieczątką firmową,

- posiadać datę sporządzenia,

- zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,

- podpisana czytelnie przez wykonawcę.

Do oferty Oferent zobowiązany jest dołączyć:

- wypis z rejestru przedsiębiorców lub zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej (wydruk z CEIDG), wystawione w dacie nie wcześniejszej niż sześć miesięcy przed datą złożenia oferty

- kserokopię polisy ubezpieczeniowej na kwotę min. 50 tys. złotych

 

 

V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w zaklejonej kopercie z dopiskiem ,,Przyznanie wyłączności na wydzierżawienie placu pod stoiska gastronomiczne oraz wesołe miasteczko podczas imprezy Dni Sandomierza” na adres: 

 

Sandomierskie Centrum Kultury

Rynek 25/26, 27-600 Sandomierz

lub na adres email: biuro@esceka.pl (skan podpisanej oferty).

2. Termin składania ofert: do dnia 25.06.2024 r., do godz. 12:00.

Liczy się data wpływu oferty do Zamawiającego.

3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Decyduje data wpływu do Sandomierskiego Centrum Kultury.

4. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

6. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: bip.esceka.pl

 

 

VI. OPIS SPOSOBU I KRYTERIA OBLICZENIA CENY OFERTY:

1. Umowa zostanie podpisana z oferentem, który zdobędzie największą liczbę punktów.

2. Złożone oferty zostaną ocenione zgodnie z następującymi kryteriami:

a) cena

Oferent zobowiązany jest do podania kwoty, jaką jest gotowy zapłacić za uzyskanie wyłączności.

Kwota musi być podana w złotych polskich liczbowo i słownie. Cenę należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, z VATem (brutto) - znaczenie 70 pkt.

 

b) walory estetyczne –atrakcyjność urządzeń, nowatorstwo, ogólny wizerunek stoisk i personelu z imprez obsługiwanych przez oferenta na podstawie dokumentacji fotograficznej - znaczenie 10 pkt.

 

c) posiadane zaplecze techniczne – znaczenie 20 pkt.

 

3. Ostateczna liczba punktów w danym kryterium jest średnią otrzymanych trzech ocen (przy

założeniu, że jest 3 członków komisji).

4.Umowa zostanie podpisana z firmą, która uzyska największą ilość punktów po sumowaniu

średniej ocen z wszystkich powyższych kryteriów.

5. Termin związania z ofertą wynosi 30 dni.

 

VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem bip.esceka.pl

 

VIII. DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowych informacji udziela Dyrektor Sandomierskiego Centrum Kultury pod numerem telefonu 15 832 29 64.

 

IX. ZAŁĄCZNIKI

Wzór formularza ofertowego.

 

 

/-/ Kamila Kremiec-Panek

Dyrektor Sandomierskiego Centrum Kultury