Zarządzenie nr 18/2024 Dyrektora Sandomierskiego Centrum Kultury w Sandomierzu z dnia 18.12.2024 r. w sprawie wdrożenia „Procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Sandomierskim Centrum Kultury"

Zarządzenie nr 18/2024 Dyrektora Sandomierskiego Centrum Kultury w Sandomierzu z dnia 18.12.2024 r. w sprawie wdrożenia „Procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Sandomierskim Centrum Kultury”

Zarządzenie nr 18/2024

Dyrektora Sandomierskiego Centrum Kultury w Sandomierzu

z dnia 18.12.2024 r.

w sprawie wdrożenia „Procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych w Sandomierskim Centrum Kultury”

Działając na podstawie art. 17 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu
i prowadzeniu działalności kulturalnej ( tj. Dz.U. z 2024 poz.87), w związku z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) zarządzam, co następuje:

§1

Wdraża się w Sandomierskim Centrum Kultury w Sandomierzu „Procedurę zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Sandomierskim Centrum Kultury” (dalej: procedura) w brzmieniu określonym w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§2

1. Zobowiązuję osobę wyznaczoną do obsługi zgłoszeń naruszeń prawa do podania do wiadomości pracownikom Sandomierskiego Centrum Kultury informacji o wdrożeniu procedury i przesłania pocztą e-mailową kierownikom/koordynatorom wydziałów jej treści celem zapoznania z nią osoby wykonujące pracę w poszczególnych komórkach organizacyjnych Sandomierskiego Centrum Kultury.

2. Każdy z pracowników Sandomierskiego Centrum Kultury zobowiązany jest do podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z procedurą (wzór oświadczenia stanowi załącznik Nr 4 do procedury). Oświadczenie, o którym mowa w zdaniu pierwszym, przechowywane jest
w aktach osobowych pracownika.

§3

Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości pracownikom Sandomierskiego Centrum Kultury w sposób określony w § 2 ust. 1.

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 18/2024

Dyrektora SCK z dnia 18.12.2024 r.

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH NARUSZEŃ PRAWA

I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

W SANDOMIERSKIM CENTRUM KULTURY W SANDOMIERZU

§ 1

DEFINICJE

Ilekroć w „Procedurze zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Sandomierskim Centrum Kultury w Sandomierzu” (dalej: procedura) jest mowa o:

Dyrektywie – należy przez to rozumieć Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;
Działania następcze - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez pracodawcę (lub organ publiczny) w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz
w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia,
w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
Działania odwetowe - należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem
i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
Informacji o naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Sandomierskim Centrum Kultury, gdzie Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub w innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował;
Komisji Wyjaśniającej/Komisji - rozumie się przez to wewnętrzną komisję powołaną do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w zgłoszeniu, działającą na podstawie niniejszej procedury;
Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
Naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne
z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące zagadnień wyliczonych w art. 3 ust. 1 ustawy, tj. dotyczące korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela (naruszenie w stosunkach pomiędzy jednostką a organami władzy publicznej);
Osobie odpowiedzialnej za obsługę zgłoszeń - rozumie się przez to pracownika Sandomierskiego Centrum Kultury wyznaczonego (i upoważnionego) do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
Postępowaniu wyjaśniającym - rozumie się przez to postępowanie, które jest prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem naruszenia prawa;
Pracodawcy – należy przez to rozumieć Sandomierskie Centrum Kultury
w Sandomierzu (27-600), Rynek 20;
Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych/Rejestrze - rozumie się przez to rejestr prowadzony w związku z wewnętrznymi zgłoszeniami naruszeń prawa;
SCK- rozumie się przez to Sandomierskie Centrum Kultury w Sandomierzu
(27-600), Rynek 20;
Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów implementująca Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;
Wstępnej analizie zgłoszenia - rozumie się przez to weryfikację treści zgłoszenia pod kątem istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku postępowania wyjaśniającego oraz przyznania zgłaszającemu statusu Sygnalisty, w ramach której osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszenia ma prawo wystąpić do zgłaszającego z prośbą o uzupełnienie
w wyznaczonym terminie danych zawartych w zgłoszeniu;
Zgłoszeniu/Zgłoszeniu naruszenia - rozumie się przez to przekazanie (ustne lub pisemne/wewnętrzne lub zewnętrzne) przez osobę uprawnioną do dokonania zgłoszenia w trybie określonym w niniejszej procedurze informacji mogących świadczyć
o naruszeniu prawa. Wzór formularza zgłoszenia określa zał. nr 1 do niniejszej procedury;
Zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne o naruszeniu prawa dokonane zgodnie z niniejszą procedurą;
Zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu.

§ 2

POSTANOWIENIA OGÓLNE, CEL PROCEDURY

Sandomierskie Centrum Kultury w Sandomierzu prowadzi swoją działalność
w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych. Mając to na względzie, dla wypełnienia zapisów ustawy, określona zostaje dla Sandomierskiego Centrum Kultury w Sandomierzu ścieżka proceduralna dot. zgłaszania naruszeń prawa, której celem jest:

a) utworzenie wewnętrznego narzędzia zwiększającego efektywność monitorowania, wykrywania i rozwiązywania sytuacji problematycznych związanych z wystąpieniem naruszenia przepisów prawa powszechnie obowiązującego (w zakresie określonym w § 3 procedury);

b) określenie sposobu ochrony Sygnalistów, w szczególności ochrony ich danych osobowych, ochrony przed działaniami odwetowymi, czy też określenie zasad zachowania poufności dokonanych zgłoszeń.

System przyjmowania wewnętrznych zgłoszeń umożliwić ma zgłaszanie naruszeń prawa za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów w sposób zapewniający rzetelne
i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

§ 3

ZAKRES PRZEDMIOTOWY

1. Przedmiotem procedury jest określenie zasad i trybu składania zgłoszeń o naruszeniu prawa,
w tym wskazanie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie tych zgłoszeń i koordynowanie postępowania wyjaśniającego, osoby sprawującej całościowy nadzór nad przyjmowaniem
i rozpatrywaniem zgłoszeń, jak i sprecyzowanie roli Sygnalisty w monitorowaniu i wykrywaniu nieprawidłowości.

2. Niniejsza procedura ma zastosowanie w przypadku działania (lub zaniechania) niezgodnego
z prawem lub mającego na celu obejście prawa dotyczącego korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela
(w stosunkach jednostka - organ władzy publicznej nie związanych z dziedzinami wyżej wymienionymi).

§ 4

ZAKRES PODMIOTOWY

Podmioty uprawnione do dokonania zgłoszenia:

a) pracownik;

b) pracownik tymczasowy;

c) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

d) przedsiębiorca;

e) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

f) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

g) stażysta;

h) wolontariusz;

i) praktykant.

Podmioty, których działanie lub zaniechanie może stanowić podstawę do dokonania zgłoszenia zgodnie z niniejszą procedurą:
1. osoby fizyczne uprawnione do reprezentowania Sandomierskiego Centrum Kultury
  w Sandomierzu;
2. pracownicy i współpracownicy Sandomierskiego Centrum Kultury
  w Sandomierzu, w związku ze świadczeniem pracy na jego rzecz,
3. podwykonawca albo inny przedsiębiorca będący osobą fizyczną, jeżeli jego czyn zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej z Sandomierskim Centrum Kultury w Sandomierzu;
4. pracownik lub współpracownik albo osoba upoważniona do działania w interesie lub na rzecz przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn pozostawał
  w związku z wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę
  z Sandomierskim Centrum Kultury w Sandomierzu.

§ 5

SYGNALISTA

Każda osoba działająca w dobrej wierze powinna zgłosić naruszenie prawa, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe. Pojęcie dobrej i złej wiary definiuje ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. Kto dokonuje zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną
w kontekście związanym z pracą, w tym przede wszystkim osoby wymienione w § 4 ust. 1 procedury, z zastrzeżeniem ust. 3.
Procedurę stosuje się także do osoby fizycznej dokonującej zgłoszenia informacji
o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą, ale przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu.
Status Sygnalisty uzyskuje każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, że w sposób oczywisty działał on w złej wierze. W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszenia potwierdza Sygnaliście przyjęcie zgłoszenia
w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status Sygnalisty działał w złej wierze, zostaje on pozbawiony ochrony przysługującej Sygnaliście.

§ 6

DOKONANIE ZGŁOSZENIA

Zgłoszenie naruszenia prawa może być dokonane: z podaniem danych osobowych umożliwiających identyfikację i korespondencję z Sygnalistą (imienia, nazwiska, stanowiska lub innej informacji określającej „kontekst związany z pracą”, adresu do korespondencji lub numeru telefonu kontaktowego) lub też anonimowo (z zastrzeżeniem zapisów § 7), w jeden
z niżej podanych sposobów (tzw. kanały zgłoszeń wewnętrznych):
1. w formie pisemnej - drogą e-mailową poprzez przesłanie formularza zgłoszenia (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do procedury) na adres: sygnalista@esceka.pl;

w formie ustnej - zgłoszenie podczas bezpośredniego spotkania. Ustne zgłoszenie osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń zobowiązana jest potwierdzić w formie notatki służbowej lub poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia określonego w załączniku nr 1 do procedury, który to formularz zgłaszający zobowiązany jest podpisać własnoręcznym podpisem. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia notatki służbowej poprzez jej zaparafowanie.

W przypadku dokonania zgłoszenia w sposób inny, aniżeli określony w ust. 1, zgłoszenie takie zostanie pozostawione bez rozpoznania, o czym zgłaszający zostanie poinformowany.
Dostęp do kanałów zgłaszania naruszeń prawa posiada osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń.
Zgłoszenie naruszenia prawa powinno w sposób jasny i wyczerpujący wyjaśniać przedmiot zgłoszenia, a także powinno zawierać co najmniej następujące informacje:
1. Poza przypadkiem, o którym mowa w ust. 1 oraz § 7 (zgłoszenie anonimowe), dane osobowe Sygnalisty (wraz z adresem do kontaktu)
2. dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie;
3. data oraz miejsce zaistnienia naruszenia (w przypadku naruszenia, co do którego Sygnalista pozyskał informację również data pozyskania tej informacji);
4. opis przedmiotu naruszenia (m.in. wskazanie konkretnej sytuacji lub okoliczności świadczących o naruszeniu prawa lub wskazujących na możliwość jego naruszenia, wskazanie podstaw stwierdzenia, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa);
5. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia;
6. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia o naruszeniu prawa;
7. opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia.
Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących naruszenia lub chociażby podejrzenia naruszenia prawa jako tajemnicy
i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.
Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenia takiego można dokonać do rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. Zgłoszenie zewnętrzne z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami prawa, w szczególności przepisami Dyrektywy oraz ustawy.

§ 7

ZGŁOSZENIA ANONIMOWE

Zgłoszenia anonimowe podlegają rozpatrzeniu na zasadach ogólnych przewidzianych
w niniejszej procedurze, w tym podlegają odnotowaniu w rejestrze - w przypadku pozostawienia anonimowego zgłoszenia bez biegu, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszenie ma obowiązek wskazania w rejestrze przyczyn uzasadniających taką decyzję
i dokonania odpowiedniej adnotacji.
Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego (zarówno w trakcie wstępnej jego analizy, jak i w trakcie postepowania wyjaśniającego) zostanie ustalona tożsamość zgłaszającego, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszenia niezwłocznie nadaje mu status Sygnalisty.

§ 8

FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE

W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia (albo w toku postępowania wyjaśniającego), że w zgłoszeniu naruszenia prawa świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach z zakresu prawa pracy.
W przypadku zgłaszającego świadczącego na rzecz Sandomierskiego Centrum Kultury
w Sandomierzu pracę, usługi lub dostarczającego towary na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia naruszenia prawa skutkować może rozwiązaniem tejże umowy.
Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia naruszenia prawa może zostać pociągnięty do odpowiedzialności,
w tym odszkodowawczej w przypadku wystąpienia szkody po stronie Sandomierskiego Centrum Kultury w Sandomierzu w związku z fałszywym zgłoszeniem.

§ 9

OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAM,

POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń w Sandomierskim Centrum Kultury w Sandomierzu jest Kierownik ds. promocji i turystyki lub inna osoba/podmiot wyznaczona/-y (i upoważniona/-y) przez Dyrektora SCK. W przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia prawa dotyczy osób wskazanych w zdaniu poprzednim, Dyrektor SCK wyznacza (i upoważnia) inną osobę/podmiot odpowiedzialną/-y za przyjęcie i rozpatrzenie zgłoszenia, kierując się przy tym koniecznością zapewnienia bezstronności i niezależności
w załatwieniu sprawy.
Postępowanie wyjaśniające obejmuje dwa etapy:
1. wstępna analiza zgłoszenia - po wpłynięciu zgłoszenia, osoba odpowiedzialna za jego obsługę niezwłocznie dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w procedurze. W tym celu w razie potrzeby osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszenia może weryfikować przedłożone dokumenty, wnioskować do Sygnalisty o przedłożenie wyjaśnień, sprawdzać przedstawione
  w zgłoszeniu fakty. Wstępna analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 7 dni. Sygnalista w terminie 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia pisemnego na wskazany w § 6 ust. 1 pkt. 1.1. adres e-mailowy otrzymuje w informacji zwrotnej potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia ustnego, potwierdzenie jego przyjęcia następuje podczas spotkania, na którym nastąpiło to zgłoszenie;
2. postępowanie wyjaśniające - jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, osoba odpowiedzialna za zgłoszenie wszczyna postępowanie wyjaśniające, które toczy się przed Komisją Wyjaśniającą na zasadach określonych niniejszej procedurze.
Po przeprowadzeniu wstępnej analizy zgłoszenia i zakwalifikowania go do rozpoznania
w dalszym postępowaniu wyjaśniającym, powołana zostaje Komisja Wyjaśniająca (w liczbie minimum 3 członków), której skład określa Kierownik ds. promocji i turystyki. W jej pracach bierze udział co najmniej radca prawny, pracownik wydziału/komórki organizacyjnej Sandomierskiego Centrum Kultury w Sandomierzu merytorycznie odpowiedzialnej za realizację zadań, których dotyczy zgłoszenie oraz osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń. Nadzór nad postępowaniem wyjaśniającym prowadzonym przez Komisję Wyjaśniającą sprawuje Kierownik ds. promocji i turystyki. Osoby, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, nie mogą analizować takiego zgłoszenia i być powołane
w skład Komisji.
Gdy zajdzie taka potrzeba Komisja może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz Sandomierskiego Centrum Kultury w Sandomierzu celem złożenia wyjaśnień, w tym również przedłożenia dokumentów będących w jej posiadaniu, a mających znaczenie dla ustalenia okoliczności naruszenia będącego przedmiotem zgłoszenia.
Informację o sposobie rozpatrzenia zgłoszenia przekazuje Sygnaliście osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszenia, przy czym termin na przekazanie informacji zwrotnej wynosi
3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia z uwagi na brak adresu do kontaktu - 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną, albo zgłoszenie jest anonimowe.
Zgłoszenia rozpatrywane są w kolejności ich złożenia. Komisja może podjąć decyzję
o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w sytuacji, gdy zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Komisja sporządza raport. Raport obejmuje także rekomendacje Komisji w zakresie sposobu załatwienia sprawy, w tym działań następczych i ewentualnych konsekwencji jakie powinny zostać wyciągnięte w stosunku do sprawcy/sprawców naruszenia albo zgłaszającego, który dokonał świadomie fałszywego zgłoszenia.
Jeśli w trakcie prowadzonego postępowania zgłoszone fakty nie zostaną potwierdzone, postępowanie wyjaśniające ulega zakończeniu.
W przypadku powielenia zgłoszenia naruszenia prawa bez wskazania nowych okoliczności zgłoszenie takie zostaje pozostawione bez rozpoznania.

§ 10

OCHRONA SYGNALISTY PRZED DZIAŁANIAMI ODWETOWYMI

Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania. Dotyczy to również sytuacji, gdy zgłoszenie naruszenia prawa zostało dokonane w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszone naruszenia prawa nie miało miejsca.
Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia oraz osobę powiązaną ze zgłaszającym (tak osobę fizyczną, jak i osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną).
Ochrona nie dotyczy Sygnalisty będącego jednocześnie sprawcą (współsprawcą, pomocnikiem) działań będących przedmiotem zgłoszenia.
Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności:

odmowa nawiązania stosunku pracy;
wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy
o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji, gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;
niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
mobbing;
dyskryminacja;
niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych,
w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.

Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 4
Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.
Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących
w szczególności:

wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

§ 11

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH SYGNALISTY

1. Celem zapewnienia należytej ochrony danych osobowych Sygnalistów (zgodnie
z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1)
w związku z realizacją przepisów ustawy stanowi się, iż dane osobowe Sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego i jednoznacznego przyzwolenia ze strony Sygnalisty. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację, mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań.

2. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.

3. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych Sygnalisty (a także osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu) mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych (także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę).

4. Sygnalista nie staje się stroną, ani uczestnikiem postępowania administracyjnego
w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego w sprawie toczącej się na skutek otrzymanego od niego zgłoszenia.

5. Od Sygnalisty nie żąda się dodatkowych danych osobowych ponad te, które zostały przez niego wskazane w przekazanym zgłoszeniu, nawet jeżeli nie pozwalają one na jednoznaczną identyfikację Sygnalisty.

6. Dane Sygnalisty nie są ujawniane w żadnym z dokumentów związanych z postępowaniem, danych tych nie ujawnia się na wniosek stron lub uczestników postępowania, ani też nie zamieszcza się ich w rozdzielnikach dokumentów związanych z prowadzonym postępowaniem.

7. Sygnalista jest informowany o przebiegu i wyniku postępowania, które zostało wszczęte na skutek jego zgłoszenia, w zakresie w jakim informacja stanowi informację publiczną w ramach sprawy zarejestrowanej w związku z przekazanym przez niego zgłoszeniem.

8. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są usuwane w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy.

§ 12

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH NARUSZEŃ PRAWA

Każdorazowo zgłoszenie naruszenia prawa (w tym zgłoszenia anonimowe) zostaje zarejestrowane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa (zał. nr 3 do procedury) niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego. Rejestr jest prowadzony przez osobę odpowiedzialną za obsługę zgłoszeń. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:

a) dane osobowe niezbędne do jego identyfikacji (w tym adres do kontaktu);

b) numer zgłoszenia;

c) przedmiot naruszenia prawa;

d) dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do jej identyfikacji;

e) informację o podjętych działaniach następczych;

f) datę zakończenia sprawy.

Poza prowadzeniem rejestru, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszenie, przy zachowaniu zasad poufności, jest zobowiązana do przechowywania wszelkich dowodów, dokumentów
i informacji zebranych w toku analizy oraz rozpatrzenia zgłoszenia.
Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 13

DZIAŁANIA NASTĘPCZE

W ramach prowadzenia działań następczych, do których zalicza się również określone
w § 9 postępowanie wyjaśniające, możliwe jest zgłoszenie naruszenia prawa we właściwym trybie innym organom publicznym i wystosowanie np. zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa. Rekomendację działań następczych (z zachowaniem należytej staranności oraz poufności tożsamości sygnalisty) wypracowuje Komisja i wraz z raportem, o którym mowa
w § 12 przekazuje Kierownikowi ds. promocji i turystyki celem podjęcia stosownych działań.

§ 14

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Do poinformowania wszystkich osób wykonujących pracę na rzecz Sandomierskiego Centrum Kultury w Sandomierzu o wejściu w życie niniejszej procedury zobowiązuje się Kierownika ds. promocji i turystyki. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, informacja ta jest przekazywana przez Dział księgowości i kadr wraz
z rozpoczęciem procesu rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie stosunku pracy na innej podstawie aniżeli umowa o pracę. Procedura będzie dostępna do wglądu
w Dziale Administracyjnym SCK na każde żądanie osoby zainteresowanej.
Procedura wymaga przeglądu i ewentualnej aktualizacji co najmniej 1 raz w roku.
Za aktualizację procedury (i poinformowanie wszystkich osób pracujących w Sandomierskim Centrum Kultury w Sandomierzu o ewentualnej zmianie procedury w formie informacji przesłanej drogą e-mailową) odpowiada osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń.
W kwestiach nieuregulowanych w niniejszej procedurze (w tym w zakresie zakazu działań odwetowych) zastosowanie mają przepisy ustawy, dyrektywy oraz ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dnia od dnia przekazania jej do wiadomości wszystkim osobom pracującym w Sandomierskim Centrum Kultury w Sandomierzu.
Procedura zostaje wprowadzona na czas nieokreślony.

Załącznik nr 1

do Procedury zgłoszeń wewnętrznych

naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

w Sandomierskim Centrum Kultury w Sandomierzu

FORMULARZ ZGŁOSZENIA NARUSZENIA PRAWA

…………………………………….. .……………………………………….

(imię i nazwisko Zgłaszającego) (miejscowość, data)

…………………….………………..

…………………………………...…

(adres do korespondencji)

…………………………………...…

(numer telefonu)

………………………………………*

(adres poczty elektronicznej)

* wskazanie danych osobowych Zgłaszającego nie jest obowiązkowe

Kogo dotyczy zgłoszenie:

…………………………………………………………………………...………………………………………………

……………………………………………...……………………………………………………………………………

Informacje szczegółowe:

1. Data i miejsce zaistnienia naruszenia: …………………..………………………………………………………….

2. Data powzięcia informacji o naruszeniu (dotyczy przypadku zgłoszenia naruszenia, co do zaistnienia którego zgłaszający pozyskał informację): …………………………………………………………………………………….

3. Czy naruszenie było już zgłaszane? Jeśli tak, to jakiemu podmiotowi: ……………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………......….

Opis naruszenia:

Świadkowie:

………………………………………………………
………………………………………………………
………………………………………………………

Opis dowodów:

Charakter naruszenia, np.:

□ podejrzenie przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego

□ niedopełnienie obowiązków lub nadużycie uprawnień

□ niezachowanie należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach

□ naruszenie wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych

□ Inne – jakie? ………………………………………………..……………………………………

Oświadczenia:

□ Oświadczam, iż mam świadomość możliwych konsekwencji związanych z fałszywym zgłoszeniem naruszenia prawa.

□ Oświadczam, iż przedmiotowe zgłoszenie składam w dobrej wierze.

□ Żądam wydania pisemnego potwierdzenia złożenia zgłoszenia i przesłania go na adres…………………………..

Załączniki:

1. ……………………………………………………………..

2. ……………………………………………………………..

3. ……………………………………………………………..

4. ……………………………………………………………..

5. ……………………………………………………………..

…………………………………

(podpis Zgłaszającego)

POUCZENIE

W przypadku ustalenia w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu naruszenia prawa świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach z zakresu prawa pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę.

W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz Sandomierskiego Centrum Kultury w Sandomierzu

usługi lub dostarczającego towary na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.

Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Sandomierskiego Centrum Kultury w Sandomierzu w związku z fałszywym zgłoszeniem.

W przypadku powielenia zgłoszenia naruszenia prawa bez podania nowych okoliczności, zgłoszenie to pozostanie bez rozpoznania.

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych:

Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1; dalej: RODO), informujemy Panią/Pana o sposobie i celu,
w jakim przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, a także o przysługujących w związku z tym prawach wynikających z regulacji o ochronie danych osobowych:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sandomierskie Centrum Kultury mający siedzibę
w Sandomierzu (27-600), Rynek 20.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz korzystania z przysługujących Pani/Panu praw związanych z przetwarzaniem danych. Z Inspektorem Ochrony Danych można się skontaktować poprzez: e-mail – iod@cuw.sandomierz.eu lub pisemnie na adres Administratora danych.

3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z realizacją zapisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów w celach związanych z realizacją procedury dotyczącej zgłaszania naruszeń prawa w Sandomierskim Centrum Kultury w Sandomierzu określonej Zarządzeniem Nr 18-2024 Dyrektora Sandomierskiego Centrum Kultury w Sandomierzu z dnia 18.12.2024 r.

4. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie okresu przechowywania dane osobowe zostaną usunięte, a dokumenty związane ze zgłoszeniem zniszczone.

6. Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane przez Administratora uprawnionym podmiotom, jeśli zajdzie taka konieczność w związku z weryfikacją zgłoszenia, w trybie określonym przez przepisy prawa.

7. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.

8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne.

Załącznik nr 2

do Procedury zgłoszeń wewnętrznych

naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

w Sandomierskim Centrum Kultury w Sandomierzu

POTWIERDZENIE ZGŁOSZENIA NARUSZENIA PRAWA

Niniejszym potwierdza się przyjęcie zgłoszenia naruszenia prawa, które zostało dokonane przez ___________________ dnia ___________________ i polega na:

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Niniejszym stwierdza się, że Zgłaszającemu nadano/odmówiono nadania statusu Sygnalisty*.

Odmowa nadania Zgłaszającemu statusu Sygnalisty wynika z następujących względów:

………………………………………………………….

(podpis osoby odpowiedzialnej za obsługę zgłoszenia)

* niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 3

do Procedury zgłoszeń wewnętrznych

naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

w Sandomierskim Centrum Kultury w Sandomierzu

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH NARUSZEŃ PRAWA

Lp.	Imię i nazwisko Sygnalisty*	Adres do kontaktu Sygnalisty*	Nr zgłoszenia	Przedmiot naruszenia prawa	Podmiot, którego dotyczy zgłoszenie	Podjęte działania następcze	Data zakończenia sprawy




	…..

* nie dotyczy zgłoszeń anonimowych

Załącznik Nr 4

do Procedury zgłoszeń wewnętrznych

naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

w Sandomierskim Centrum Kultury w Sandomierzu

OŚWIADCZENIE

Ja niżej podpisany/-a

...................................................................................................................................................... (imię i nazwisko pracownika)

zatrudniony/-a na stanowisku/na podstawie………. (np. umowy o dzieło nr…… z dnia…… )

......................................................................................................................................................
(nazwa stanowiska pracy lub podstawy prawnej zatrudnienia)

w ......................................................................................................................................................
(nazwa komórki organizacyjnej)

niniejszym oświadczam, że zapoznałem/am się z „Procedurą zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Sandomierskim Centrum Kultury
w Sandomierzu”

Sandomierz, dnia ...........................................

………………..................................
(czytelny podpis)